工作上辦活動的規格,在農曆年剛辦完一場畢業後23年再聚的國小同學會(不誇張,有好幾位同學上次見到真的都還是國小畢業那年的蘿蔔頭模樣),辦得有用心、也很開心,儘管無酬但那群可愛同學所不吝大大給予的讚美與肯定就是最棒的回饋了!最誇張的肯定莫過於是幾位同學在fb上說要幫忙介紹代辦同學會業務給我(最好是,若非是可以把大夥聚在一起而開心,不然辦這種活動其實是吃力又不討好的)。

 滿值得分享給之後要舉辦類似聚會的朋友參考的是,這次活動從事前規劃宣傳到活動當天進行以及事後結尾,全然是建立在現在很夯的雲端基礎上,不必被嚇到,沒那麼高難度,那些工具很多是平常你已在使用或者很好上手,最棒的是,大部分是免費!聽我依照流程抽絲剝繭、細說分明。

 

[事前的活動宣傳與邀請] facebook 的活動舉辦功能,一站搞定 <免費!>

 Fb,絕對是一個目前很合適的平台,會有這次同學會的誕生也是在上頭你一言、我一語所催生,而更早之前,也是透過臉書才能跟這麼一群同學取得聯繫,相信大家一定都有類似的認親經驗。

 Fb上有個舉辦活動的功能非常好用,只要填入既定預設好的幾個欄位:日期、時間、地點、詳情,再來就是邀請參加者(提醒:建議活動頁面設定成只有受邀者才難觀看,否則恐怕會有八竿子打不著的圈外人熱情報名,會滿尷尬的,此外同時記得設定讓受邀者也能進行邀請其他人參加,如此才能讓受邀名單更為完整)。可說是主辦者恩物的一項功能是能在上頭即時清楚看到每個人的確認狀況,在過去,出席狀況對活動的主辦者而言永遠是個困擾,而透過此項功能可更確切的掌握參與人數,相當有助於在場地選定與座位的安排及調整。根據本次的經驗,活動前有15人是按「確定參加」,最後只有1位跑票(指)。算相當不錯!

活動前的這段敲鑼打鼓時間,若有什麼資訊更新或者提醒事項,臉書活動頁面有個我很欣賞的設計是可以發送訊息給來賓,如此大家的email 都能收到通知信,綿密的資訊傳遞下比較不會有漏失的問題。此外,此活動頁面基本上已經可視作一個小而美的blog,方便的留言機制、照片上傳等功能,很足夠了。

若行有餘力建議可以製作圖文並茂的邀請函放在上面,不在專業是貴在用心,受邀者都能感受得到並加深印象。

[活動進行的視訊連線] Skype <免費!>

地球村的今日大夥散居各地,很難在同一時間全數以肉身相聚,拜科技所賜,此問題能被部分解決。這次我們就用Skype 以視訊方式跟旅居加拿大的同學進行連線拜年,使用餐廳包廂所提供的投影機將電腦畫面打在牆壁上,算是大家的第一次。新鮮之餘,經過這次經驗有些提醒可以分享:

  •  連線頻寬:除了需確認現場電腦可上網外,也得注意頻寬。因是用視訊,頻寬得夠,這次在連線時原本是用餐廳提供的無線網路訊號,但可能頻寬不夠一直斷線,後來是插上自備的3.5G 網卡才順利連線。
  • 聲音輸出:這是本次連線上美中不足之處。事前有想到是否應該準備電腦喇叭帶去同學會現場,但想想這很像太誇張了於是作罷,結果證明事前考慮都是有其需要性(筆記)。NB儘管聲音已經開到最大,但在現場咚隆咚鎗的熱鬧年節音樂干擾下,得以耳貼NB喇叭孔才能勉強聽懂太平洋另一端傳來的聲音。
  • 螢幕:若畫面只是秀在小小的NB螢幕上讓一群人觀看,效果肯定不好,因此之前在找場地就有把是否提供投影機這點考量進去,很幸運的是這家位於台中的水相餐廳 2F VIP room有提供、且是免費!若要挑剔的話可能是這次投影機的流明度不夠,或者連線時應該要把燈關掉,畫面會更清楚。
  • 事前約定連線時間:因為連線的對象是在海外,需考慮到時差與作息時間問題,需先約好連線時間。建議最好是同學會進行一段時間、等人到了差不多才進行連線,所以這次同學會是14:00開始,事前約好的連線時間是15:00,儘管那時還沒全員到期、不過是已八成。

[活動後] 這次很明顯感覺到雲端的網路運用之好處,尤其是在會後資訊分享上幫了主辦者我很大的忙。

[大圖檔照片分享] send space <免費!>

除了fb可在第一時間把照片快速上傳加上tag 標籤每張臉孔的可怕功能,許多與會者通常會問的是:「我要怎麼跟你拿照片?」說的是原始檔或者是大圖檔。推薦那就打包(zip)上傳網路的免費雲端暫存空間,直接提供下載網址給與會者自行下載,爽快。

[通訊錄分享] Google Doc. <免費!>

每次的同學會很重要的工作就是資訊更新,這次直接是以傳NB的方式讓大家輪流在Excel key-in。若是在mail中附加通訊錄檔案給大家也不是不可以,但那些無法到場的同學就無法方便更新了,為了要解決這個問題,想到就把通訊錄放在Google Doc. 中讓所有同學、不管是有來沒來的,都能上去進行更新。

(提醒:因為通訊錄有個人私密的聯絡資訊,因此記得在設定上要注意,不要公開)

[同學會影片] Youtube <免費!>

最後可說是本次同學會的一大亮點!將所拍的聚會照片透過後製搭配歌曲變成一首同學會MV,因為是HD格式、檔案很大足足超過300 MB,不可能利用email夾帶,所以藉由雲端運用的代表工具:Youtube 來上傳分享,自是最方便不過的了。

[延伸閱讀] 同學會MV

同學相聚旨在敘舊,重在開心!藉由一些方便好用的工具,將能有效減輕主辦人的負擔並提昇效果。還有,別以為下一個主辦人不會是你!科科

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